Trong quản lý dự án sự kiện, việc lập bảng dự trù kinh phí là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng ngân sách và đạt được mục tiêu đề ra. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, từ các hạng mục cơ bản đến những mẹo tối ưu hóa chi phí, giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Tại Sao Cần Lập Bảng Dự Trù Kinh Phí?
1.1. Kiểm Soát Tài Chính
- Lập bảng dự trù kinh phí giúp bạn phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục, từ thuê địa điểm, nhân sự, thiết bị đến các chi phí phát sinh.
- Ví dụ: Nếu ngân sách tổng là 100 triệu VND, bạn có thể phân bổ 30% cho địa điểm, 20% cho thiết bị, 15% cho nhân sự, và giữ lại 10% cho các rủi ro phát sinh.
1.2. Đảm Bảo Sự Kiện Thành Công
- Tránh bỏ sót các hạng mục quan trọng như âm thanh, ánh sáng hoặc quà tặng cho khách mời.
- Một bảng dự trù chi tiết sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ chuẩn bị và đảm bảo mọi thứ được thực hiện đúng kế hoạch.
1.3. Thể Hiện Tính Chuyên Nghiệp
- Một bảng dự trù rõ ràng và minh bạch tạo niềm tin với đối tác, nhà tài trợ và khách hàng.
- Đặc biệt quan trọng khi làm việc với các bên liên quan như nhà cung cấp dịch vụ hoặc đội ngũ tổ chức.
2. Các Bước Lập Bảng Dự Trù Kinh Phí Chi Tiết
2.1. Xác Định Mục Tiêu Và Phạm Vi Sự Kiện
- Loại hình sự kiện: Hội nghị, hội thảo, gala dinner, khai trương…
- Quy mô: Số lượng khách mời (ví dụ: 100 khách).
- Thời gian và địa điểm tổ chức: Ví dụ, thuê trung tâm hội nghị trong 4 giờ với chi phí từ 10–30 triệu VND.
2.2. Liệt Kê Các Hạng Mục Chi Phí
Dưới đây là các hạng mục cơ bản cần có trong bảng dự trù kinh phí:
- Địa điểm: Thuê hội trường, trang trí không gian.
- Thiết bị kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.
- Nhân sự: MC, lễ tân, đội ngũ kỹ thuật.
- Ẩm thực: Tiệc buffet hoặc teabreak (10–50 triệu VND tùy quy mô; cũng có thể tính theo đầu người từ 300.000 – 1.500.000 Đ/người).
- Truyền thông & Marketing: Quảng cáo trên mạng xã hội hoặc báo chí (5–20 triệu VND).
- Quà tặng: Quà lưu niệm hoặc voucher (3–10 triệu VND).
- Chi phí khác: Giấy phép tổ chức (1–3 triệu VND).
2.3. Ước Tính Chi Phí Cho Từng Hạng Mục
Thu thập báo giá từ nhiều nhà cung cấp để so sánh và lựa chọn phương án phù hợp nhất.
Ví dụ minh họa:
| Hạng mục | Chi tiết | Tỷ lệ ngân sách |
|---|---|---|
| Địa điểm | Thuê địa điểm, setup, dọn dẹp | 15-20% |
| Trang trí | Backdrop, banner, hoa, bóng bay, etc. | 15-20% |
| Thiết bị kỹ thuật | Âm thanh, ánh sáng, màn hình | 10-15% |
| Ẩm thực | Đồ ăn, thức uống, nhân viên phục vụ | 15-20% |
| Giải trí | MC, ca sĩ, nhóm nhảy, trò chơi | 10-15% |
| Marketing | In ấn, quảng cáo, thiệp mời | 15-20% |
| Quà tặng | Quà cho khách mời, voucher, samples | 5-10% |
| Nhân sự | Lễ tân, an ninh, điều phối viên | 5-10% |
| Khác | Bảo hiểm, giấy phép, chi phí phát sinh | 10-15% |
2.4. Dự Phòng Rủi Ro
Dành ít nhất 10% ngân sách tổng để xử lý các tình huống bất ngờ như thời tiết xấu hoặc phát sinh thêm khách mời.
2.5. Theo Dõi Và Điều Chỉnh Ngân Sách
- Sử dụng phần mềm quản lý chi phí hoặc Excel để cập nhật chi tiêu thực tế.
- Điều chỉnh ngân sách khi cần thiết để tránh vượt chi.
3. Mẹo Và Thủ Thuật Quản Lý Chi Phí Hiệu Quả
3.1. Lựa Chọn Địa Điểm Hợp Lý
- Ưu tiên địa điểm có sẵn thiết bị âm thanh và ánh sáng để tiết kiệm chi phí.
- Ví dụ: Các trung tâm hội nghị có giá thuê từ 10–30 triệu VND thường bao gồm cả bàn ghế và hệ thống âm thanh cơ bản.
3.2. Đàm Phán Với Nhà Cung Cấp
- So sánh báo giá từ nhiều nhà cung cấp và yêu cầu giảm giá nếu đặt dịch vụ trọn gói.
- Ví dụ: Thuê màn hình LED kèm âm thanh có thể giảm từ vài triệu đồng so với thuê riêng lẻ4.
3.3. Tận Dụng Nguồn Lực Có Sẵn
- Sử dụng nhân viên nội bộ thay vì thuê ngoài cho các công việc đơn giản như lễ tân hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
3.4. Cắt Giảm Chi Phí Không Cần Thiết
- Hạn chế in tài liệu giấy bằng cách sử dụng mã QR hoặc gửi tài liệu qua email.
- Trang trí đơn giản nhưng tinh tế thay vì quá cầu kỳ.
4. Mẫu Bảng Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức Sự Kiện
Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí mà bạn có thể tham khảo:
| STT | MÔ TẢ | ĐƠN GIÁ |
|---|---|---|
| 1 | Tiệc Tiệc theo set menu. | Từ 300.000 Đ - 500.000 Đ/suất. Tiệc tại khách sạn từ 700.000 Đ - 1.500.000 Đ/suất |
| 2 | Đồ uống Gồm bia và nước ngọt. | 10.000 - 50.000 Đ |
| 3 | Phí hội trường | Tùy theo địa điểm tổ chức & số lượng người tham dự |
| 4 | Pháo điện Dùng cho nghi thức nâng ly khai tiệc | 100.000 - 200.000 Đ/quả |
| 5 | Champagne khai tiệc | Miễn phí cho khách hàng có sử dụng tiệc. |
| 6 | Màn LED | 600.000 Đ - 1.200.000Đ/m2 tùy loại màn LED |
| 7 | Âm thanh Hệ thống âm thanh cung cấp theo tính chất sự kiện & số lượng người tham dự. | 5.000.000 - 50.000.000 Đ |
| 8 | Ánh sáng Hệ thống ánh sáng cung cấp theo tính chất sự kiện & số lượng người tham dự. | 5.000.000 - 50.000.000 Đ |
| 9 | Backdrop in bạt | 150.000 - 180.000 Đ/m2 |
| 10 | MC | 3.000.000 - 10.000.000 Đ |
| 11 | Vũ đoàn Vũ đoàn múa chuyên nghiệp. Biểu diễn các bài múa dân gian, nhảy latin. | 1.200.000 - 2.000.000 Đ/vũ công |
| 12 | Ca sĩ | 3.000.000 - 5.000.000 Đ |
| 13 | Chụp hình sự kiện | 2,500,000 - 5.000.000 Đ |
| 14 | Quay dựng highlight sự kiện | 3,500,000 - 15.000.000 Đ |
| 15 | Nhân sự phục vụ sự kiện | 2,000,000 - 20.000.000 Đ |
| LIÊN HỆ ĐẶT DỊCH VỤ: 0974072720 | ||
5. Các Rủi Ro Thường Gặp Và Cách Xử Lý
Rủi Ro:
- Giá cả tăng đột ngột do nhu cầu cao vào mùa cao điểm.
- Thiết bị kỹ thuật gặp sự cố trong quá trình tổ chức.
- Thời tiết xấu ảnh hưởng đến sự kiện ngoài trời.
Giải Pháp:
- Ký hợp đồng sớm với nhà cung cấp để cố định giá cả.
- Chuẩn bị thiết bị dự phòng hoặc thuê đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp.
- Có kế hoạch backup như chuyển sang không gian trong nhà nếu thời tiết không thuận lợi.
Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu để tổ chức một sự kiện thành công và chuyên nghiệp. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để bắt đầu lập kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn.
Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình tổ chức sự kiện hay muốn thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, hãy liên hệ ngay Thần Long Event để được tư vấn MIỄN PHÍ:
- VPĐD: P1017 – T3 Times City, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Địa chỉ: Số 54/6, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 0974.072.720
- Email: eventthanlong@gmail.com
- Website: https://thanlongevent.com/
Hùng Trần (Trần Mạnh Hùng), hiện tại là CEO & Founder tại Thần Long Event, là một chuyên gia sự kiện với 05 năm kinh nghiệm, và là một KOL trong ngành sự kiện tại Việt Nam với chuyên môn sâu về tổ chức sự kiện. Không dừng tại việc nghiên cứu & phát triển công việc tổ chức sự kiện, Hùng Trần còn nghiên cứu về cách gia tăng hiệu quả trong các sự kiện.Minh chứng về kỹ năng và kiến thức sâu rộng của mình qua hàng loạt sự kiện thành công, giúp khách hàng đạt được hiệu quả truyền thông rực rỡ thông qua các sự kiện.
Hiện tại, ngoài là CEO điều hành tại Thần Long Event, Hùng Trần còn đam mê lĩnh vực ảo thuật, và là 1 nghệ sĩ ảo thuật xuất hiện trên nhiều show truyền hình như Quý Ông Đại Chiến và có các dự án riêng của mình.
GIỚI THIỆU VỀ THẦN LONG EVENT
- VPĐD: P1017 - T3 Times City, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
- Địa chỉ: Số 54/6, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Hotline: 0974.072.720
- Email: eventthanlong@gmail.com
- Website: https://thanlongevent.com/
Xem thêm:
